Las integrantes del grupo 2 Evelyn Guerrero y Andreína Briceño consideramos que el desarrollo de la materia este semestre fue satisfactorio. Tras haber tenido ya varios cursos con este modelo de evaluación sentimos haber logrado entender este sistema de evaluación y también que hemos cumplido con los objetivos de la materia, pudiendo aplicar las lecciones aprendidas en nuestros espacios de trabajo.
¡Felices fiestas!
domingo, 18 de diciembre de 2011
Proyecto de investigación
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Tecnologías de la Información y Comunicación
Aplicadas a las Unidades y Servicios de Información
Proyecto de Automatización del Sub-Fondo de Expedientes de Personal Jubilado y Retirado del Archivo General de la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad Central de Venezuela
Briceño Andreína. C.I.: 18.708.338
Evelyn Guerrero. C.I.: 18.445.785
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Profesor
Sergio Teijeros
Caracas 18 de diciembre de 2011
CONTENIDO
Introducción
CAPÍTULO I- Ficha Técnica
Archivo General, Histórico y Correspondencia. Facultad de Humanidades y Educación
CAPÍTULO II- Proyecto de Automatización del Sub-Fondo de Expedientes de Personal Jubilado y Retirado del Archivo General de la Facultad de Humanidades y Educación
Antecedentes
Planteamiento del problema
Justificación
Objetivos
Diagnóstico de situación actual versus situación deseada
Alcance y factibilidad
Método de trabajo y cronograma de actividades
CAPÍTULO III- Modelo actual
Modelo estadístico
Modelo de Información
Matriz FODA del sistema actual
CAPÍTULO IV- Modelo de requerimientos
Técnicos
Información
Funcionales
Restricciones
Interacción hombre-máquina
Atributos de calidad
CAPÍTULO VI- Diseño de sistema
Tecnología de la red informática
Determinación del sistema automatizado a utilizar
Determinación del alcance de servicios internos y externos
Esquema de la planificación de la inversión
Matriz FODA del sistema propuesto
Conclusiones y recomendaciones
Fuentes consultadas
INTRODUCCIÓN
El archivo como centro testimonial de los actos de una organización, situación o país está en el deber de resguardar con estabilidad el patrimonio que dará constancia de hechos que son de utilidad para los escenarios futuros. Para que esto suceda de una manera efectiva debe realizarse una sistematización de sus procesos, basándose en sus tres principios y el ciclo vital. En la actualidad algunas unidades de información atraviesan las consecuencias de su propio descontrol, no se guían por los parámetros normalizados y pretenden tapar la gran masa de información digitalizando sin darse cuenta que otras estrategias pueden ser usadas de manera sostenida.
En el siguiente trabajo se desarrolló una descripción del Sub-Fondo de Expedientes de Personal Jubilado y Retirado del Archivo General de la Facultad de Humanidades para poder determinar cual era su realidad, sus necesidades y características y así emplear un sistema de automatización avanzado que permita resolver los problemas que aquejan a este archivo.
CAPÍTULO I
Ficha técnica
Archivo General, Histórico y Correspondencia
El Archivo General, Histórico y Correspondencia está ubicado en la planta baja de la Facultad de Humanidades y Educación, al lado de la primera rampa de acceso de la Escuela de Filosofía y Letras en la Ciudad Universitaria de Los Chaguaramos Caracas.
Su teléfono de localización es el (0212)605-28-52.
Este departamento está custodiado por la Lic. Neusebeli Bracamonte, y manejado directamente por la Licenciada Yusmary Durán y las auxiliares de archivo Carmen Landaeta y Lisseth Gil.
Depende orgánicamente de la Coordinación Administrativa que tiene como misión proporcionar la plataforma estructural y funcional necesaria para el desarrollo de las actividades docentes, de investigación y extensión de la Facultad de Humanidades y Educación.
Las funciones básicas de esta dependencia consisten en planificar, ejecutar, evaluar y aplicar los correctivos necesarios para cumplir con los programas y planes, en las áreas de archivo, recursos humanos, administración, presupuesto, finanzas, informática vigilancia y seguridad, así como todo lo relativo al mantenimiento preventivo y correctivo. Su jefe coordinador, profesor Eduardo Santoro.
Sistema Integrado de Archivos
El funcionamiento de la unidad en gran parte cumple con el sistema integrado de archivo que establece el Ciclo Vital de los Documentos.
En un primer momento desde los archivos de gestión de las oficinas productoras en ejercicio de sus funciones, transfieren la documentación al Archivo General, éste “valora y selecciona” que documentos van al área de correspondencia, al archivo de personal activo, o al del personal semiactivo (jubilado, retirado o fallecido). Y si ha de transferirse documentación al archivo histórico, se hace lo propio.
Misión
Velar por la organización, conservación, consulta y difusión del acervo documental de la FHE, mediante la administración eficiente y eficaz, con el mejor aprovechamiento del recurso humano, tecnológico y financiero, para dar respuestas oportunas a las necesidades de información de los diferentes usuarios tanto de la FHyE como de la UCV.
Visión
Ser un sistema archivístico innovador y de referencia para los órganos de la Facultad de Humanidades y Educación, en materia de gestión y protección de los documentos en todo tipo de soporte, en beneficio de la eficacia académico administrativa.
Valores
Innovación: liderar proyectos en el área de la gestión documental y tecnologías de la información, en beneficio del acceso y difusión del patrimonio documental. Trabajo en equipo: coordinar conjuntamente con el personal de las distintas dependencias académicas administrativas, la preservación del patrimonio documental. Excelencia y calidad: asegurar los mecanismos de evaluación y mejora continua que garanticen el logro de los objetivos de los diferentes servicios. Valorización del patrimonio documental: desarrollar las estrategias y fomentar las alianzas internas y externas, con el fin de garantizar la preservación del patrimonio documental.Objetivo
Contribuir al Desarrollo del Sistema de Archivos de la Facultad de Humanidades y Educación, asegurando la administración, valoración, conservación y difusión del patrimonio documental de la facultad.
A pesar que la unidad de archivo en general tiene bien planteado su filosofía de gestión y definidas sus tareas, ha sido victima de la globalización y de la falta de incorporación de nuevos sistemas que regularicen, agilicen y mejoren la calidad de ciertos servicios y documentos. Tal es el caso de los expedientes del personal jubilado y retirado de la facultad.
Formulación del problema
Dificultad para la recuperación de información de los expedientes del personal retirado, jubilado y fallecido del Archivo General de la FHE.
Resumen de justificación
La necesidad de dotar el sub-fondo del archivo de una estructura automatizada, sistémica, que permita ofrecer servicios de recuperación eficientes para difundir el patrimonio documental de la institución a los interesados.
CAPÍTULO II
Proyecto de Automatización del Sub-Fondo de Expedientes de Personal Jubilado y Retirado del Archivo General de la Facultad de Humanidades y Educación
Antecedentes
El contexto histórico de la unidad comienza en el período decanal del Profesor Federico Riu en el año 1971. En ese año se realizó una reorganización administrativa que dio inicio a la creación del Archivo General y se presume que desde ese momento comenzó a funcionar como departamento y pasa a ser adscrito a la Coordinación General del Decanato.
En el año 1994 y bajo la gestión decanal del profesor Ygor Colina, se concretó el proyecto “Creación del Archivo Histórico de la Facultad de Humanidades y Educación” presentado por Carmen Alida Soto y América Ferrer.
Finalmente, el Archivo fue inaugurado el 18 de junio de 1996 a cargo de la Lic. América Ferrer, quien desempeñó sus funciones hasta 1997. Desde el 2006 ha estado a cargo del Archivo la Licenciada Neusebeli Bracamonte. Entre las funciones del Archivo se encuentran:
Registrar, clasificar, describir, y organizar la documentación generada por los procesos y autoridades. Resguardar y difundir de la documentación producida. Custodiar y preservar los documentos, con el fin de garantizar su conservación para su perpetuidad. En cuanto a los procesos técnicos archivísticos, está la clasificación de los documentos, se realiza siguiendo el cuadro de clasificación orgánico funcional elaborado modificado en el presente año. Este permite organizar y tratar los documentos académicos y administrativos de todas las unidades administrativas de la universidad a partir de los mismos criterios y mediante los mismos métodos.
El Archivo General gerencia, planifica y desarrolla todas sus actividades a partir de los siguientes componentes:
Recepción y registro automatizado de la correspondencia despachada y producida por el decano, coordinador académico y coordinador administrativo. Organización de la documentación según cuadro de clasificación con inventario de series de documentos. Gestión de archivo intermedio y gestión de archivo histórico. Actualización de los expedientes del personal docente y administrativo, activo y contratado, jubilado, pensionado retirado y fallecido. Planteamiento del problema
Las operaciones archivísticas son los procesos técnicos del área de archivos, están conformados por las actividades y funciones de los archivos y al ciclo vital de los documentos.
Actualmente, existen estudios archivísticos que señalan que algunas instituciones públicas y privadas, entre estas universidades, poseen carencias en la realización y aplicación de políticas en la producción, organización, valoración, selección, desincorporación, descripción y preservación de los documentos académicos y administrativos, aspecto que dificultad la búsqueda y recuperación eficaz y oportuna de la información para la toma de decisiones en estas organizaciones.
Ese es el caso del Archivo General de la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad Central de Venezuela, si bien parte de sus procesos está automatizados y normalizados, hay otros que con la mayor cantidad de documentos carecen de un sistema que regule el manejo de información. La problemática se origina debido a la gran masa de documentación que tiene en su haber el archivo de personal jubilado, retirado y fallecido, y que no tiene control alguno para el manejo de la información de manera rápida y efectiva.
El crecimiento que ha tenido la archivalía del personal activo ha afectado directamente tanto el proceso archivístico como la circulación o transferencia de la misma al sub-fondo personal jubilado, retirado y fallecido. Pues, se da prioridad al procesamiento de la información del personal activo, dejando a un lado lo anterior, dificultando la recuperación la difusión e intercambio de información de los expedientes del personal retirado, jubilado y fallecido, es por ello que se decide formular esta propuesta de “Automatización de la información de los expedientes del personal jubilado, retirado y fallecido para la FHE” con el propósito de garantizar y satisfacer las necesidades de información en la Facultad, con mira al desarrollo efectivo de programa de gestión documental integral.
Objetivos
Objetivo General
Proponer un proyecto de automatización de la información de los expedientes de personal jubilado, retirado y fallecido de la Facultad de Humanidades y Educación de la UCV.
Objetivos Específicos
Triangular la situación actual versus la situación deseada del sub-fondo documental expedientes de personal retirado, jubilado y fallecido. Proponer un modelo de automatización del sub-fondo documental. Justificación
En la actualidad la información es vista como un recurso de primera necesidad, no basta con saber que existen documentos en los archivos, ya que es necesario diseñar y disponer de herramientas que permitan su clasificación, ordenación y descripción automatizada que agilicen y garanticen el control y difusión de la gran cantidad de información que se produce y se recibe, razón por la que se requiere que los documentos desde su producción puedan ser procesados correctamente para responder efectivamente a la recuperación.
La necesidad de dotar los archivos de una estructura automatizada, sistémica, permitirá ofrecer servicios eficientes y salvaguardar el patrimonio documental de la institución.
La investigación de la unidad archivística de la Facultad de Humanidades y Educación permitirá diseñar un modelo de automatización para el sub-fondo de expedientes de personal retirado, jubilado y fallecido del Archivo General, Histórico y Correspondencia, para colocar en vanguardia a la unidad, permitiendo la recuperación eficiente por parte de los usuarios que requieran la información pertinente que allí se gestiona.
Triangulación- Diagnóstico
| Variables- Procesos Técnico | Situación actual | Situación deseada |
| Descripción | No se realiza descripción | Descripción automatizada |
| Recuperación | Manual y de manera fortuita, no se sabe con determinación si el documento reposa o no en el expediente ante alguna solicitud. | Estrategias apara recuperación de información |
| Eliminación y Expurgo | No se realiza expurgo de manera normalizada | El sistema automatizado podría permitir que se depurara el expediente, porque la información contenida en su sistema daría frente a la solicitud, sin necesidad de tener el documento sin vigencia a la mano. |
Alcance y factibilidad
Método de trabajo y cronograma de actividades
Luego de detectar la problemática y factibilidad se establece un método de trabajo cronometrado contando con dos analistas de sistemas y el jefe de la unidad, obteniendo de esta forma la mejor relación costo-tiempo de elaboración:
| Id | TAREAS | RRHH | TEMPORALIDAD |
| 1 | Inventario de los expedientes del personal docente, administrativo y obrero | Personal de la unidad | 4 días |
| 3 | Diagnostico de los recursos económicos, humanos y materiales | | 1 día |
| 4 | Entrevista al responsable del archivo general | Analista 1 | 1 día |
| 6 | Entrevista a encargados-usuarios de los departamentos productores. | Analista 1 | 1 día |
| 7 | Detección de las fuentes de financiamiento disponibles para la implementación | Analista 1 | 5 días |
| 8 | Solicitud de recursos económicos a la Dirección de presupuesto de la Facultad | Gerente | 3 días |
| 9 | Solicitud de recursos económicos a la Dirección de presupuesto central de la UCV | Gerente | 2 días |
| 10 | Adquisición de los equipos y sistemas necesarios para la implementación del sistema. Se puede tomar los existentes | | 7 días |
| 11 | Solicitud de cotización a las diferentes compañías de venta de equipos | Gerente | 5 días |
| 12 | Aprobación de la orden de compra por parte de las autoridades | Gerente | 2 días |
| 13 | Compra de los equipos de computación y software. Si se da el caso. | Gerente | 2 días |
| 14 | Diseño, desarrollo y prueba de la base de datos | | 3 meses |
| 15 | Procesamiento técnico de los expedientes | Analista 1 | 30 días |
| 16 | Carga de la Base de datos de expedientes de personal | Analista 2 | 65 días |
CAPÍTULO III
Modelo actual con enfoque de caja negra
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Departamento de Recurso
Humano
Humano 
DecanatoCoordinación administrativa
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Modelo estadístico
La población total de expedientes en el archivo es de 11.500, y el área de expedientes de personal retirado, jubilado y fallecido cubre el 82,60% de la totalidad, abracando el mayor espacio de la oficina.
El auge de consultas del sub-fondo documental de expedientes de personal retirado, jubilado y fallecido, es predominante en el primer trimestre del año, esta época es cuando se trabaja más con el expediente inactivo. Esto a causa de que el personal que está jubilado recurre al Departamento de Recursos Humanos a dar su Fe de Vida, algunos familiares van a entregar documentación si el familiar suscrito ha fallecido etc.
Por ende el usuario externo (en este caso RRHH y el suscrito o familiares) debe concurrir a la unidad de archivo a recaudar documentación y a entregar otras, y el usuario interno “procesar” dicha información. Como se expuso en el diagrama anterior, esta información no se procesa como en el caso del archivo de personal activo, sino que se archiva el documento físico sin dejar algún registro que avale que la documentación reposa allí y permita la recuperación de manera automática.
En el resto del año laboral, los expedientes son usados con menos frecuencia, pero si se sigue generando información, principalmente del personal que está en proceso de jubilación o retiro.
En los gráficos siguientes se muestra el usuario que recurre a dicho sub-fondo y la cantidad de consultas o personas que solicitan información en ese tiempo. De la misma manera se presenta el tipo documental más solicitado. (Esta información pudo ser recuperada gracias a las planillas de solicitud de préstamo de expedientes que quedan en el archivo como fuente de registro)
Modelo de Información
Descripción de la información
En este sub-fondo no existen procesos, ni subsistemas concatenados. El documento entra al archivo mediante una relación que no tiene los elementos necesarios de una descripción archivística para una posible recuperación, y luego se archiva en el expediente físico.
Problemas detectados
La información suministrada por “el sistema” actual cumple con la demanda, pero como el contenido en general por expediente es basto, la recuperación de la información tiende a ser tardía e inexacta al momento de la petición. Además, el hecho de no depurar y seleccionar la información que realmente es pertinente en esta etapa del ciclo vital, ha traído altos costos de operación y mantenimiento porque está ocupando el mayor porcentaje de mobiliario y espacio dentro de la oficina.
Interrelación de dificultades
Obviamente, al disponer de un espacio tan amplio para unas unidades documentales compuestas que no son procesadas correctamente, impide que el espacio se dedique para el material que si está, procesado, organizado y difundido de manera correcta. También impide que el servicio de atención al usuario en general sea lento y dificultoso.
Planos estructurales de las diferentes áreas
El archivo rodante (10) ubicado al oeste de la unidad, contiene el acervo documental referido a los expedientes del personal jubilado, retirado y fallecido. En el área 1, 2,3,4 y 5 se encuentra el personal que maneja directamente la sección. Allí están a disposición 4 equipos de cómputo que pueden ser utilizados para la automatización y enlaces. Matriz FODA del sistema actual
| DEBILIDADES | OPORTUNIDADES |
| Dificultad para recuperar la información de los expedientes. La información no se encuentra centralizada disponible para todo aquel que requiera consultarla. | Acceso a la información desde las diferentes dependencias sin necesidad de recurrir al archivo físico. Demanda de la información por parte de usuarios desde sus puestos de trabajo. |
| FORTALEZAS | AMENAZAS |
| El interés de las autoridades de la facultad es bueno. | Perdida de la información acerca de referencias de ubicación de donde se encuentran los documentos a consultar. |
CAPÍTULO IV
Modelo de requerimientos
Técnicos Se requiere una base de datos que pueda manejar una gran cantidad de datos ordenados de manera práctica. Para esto se requieren computadoras con Windows y servidores Unix, Linux o Windows.
Información el Sub-Fondo de Expedientes de Personal Jubilado y Retirado del Archivo General de la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad Central de Venezuela necesita una base de datos que permita en el formato de entrada identificar los campos referentes a expedientes y en la que el catálogo final pueda ser manejado por los empleados del servicio. Estos documentos, como fue mencionado son expedientes, por lo que su tipología es de documentos de archivo. Es necesario que el medio de salida use pantallas y listados.
Funcionales En cuanto a los procesos de la información, se incluirán nuevos registros diariamente, gracias a la naturaleza del archivo, la base de datos será consultada por el personal del archivo para otorgar el servicio a los usuarios. Los registros deben poder modificar y eliminarse por el jefe del archivo.
Restricciones
La información es netamente confidencial y estará a disposición solo del personal del departamento de Recursos Humanos, la Coordinación Académica y el decanato de la Facultad de Humanidades y Educación. Estas entidades son las únicas que deben tener acceso a la información contenida. El suscrito debe recurrir al departamento de archivo personalmente o en su defecto una persona con autorización para investigar o recurrir a su expediente.
Interacción hombre-máquina La interacción hombre-maquina será por parte de los empleados del archivo, la facilidad de uso y entendimiento del sistema debe ser suficiente para la utilización del personal, se espera que el tiempo de respuesta en la búsqueda sea agilizado ya que ésta es una de las razones principales para sistematizar el proceso.
Atributos de calidad La base de datos debe ser confiable, debe poder adaptarse a los cambios e incremento de documentación que se genere en el archivo, debe tener un mantenimiento que pueda ser realizado por la empresa o estar dentro de las posibilidades del archivo, debe ser segura y privada, resguardando la confidencialidad para los usuarios, estudiantes, profesores y para la universidad, debe ser eficiente en todo sentido, y manejable para documentos de archivo.
CAPÍTULO VI- Diseño de sistema
Tecnología de la red informática
Se establecerán 3 estaciones de trabajo,
• La topología del cableado siempre será de tipo estrella.
• Un cable para cada salida en los puestos de trabajo.
• Todos los cables de la corrida horizontal deben estar terminados en paneles y
rosetas.
Certificación del Cableado
Un cableado estructurado puede o no ser certificado, es decir se puede realizar el
servicio de certificar que el cableado cumple con todas las normas que se requieren
(EIA/TIA 568A/B, TSB 67 entre otras normas) para la transmisión de datos a través
de materiales categoría 5 o superior instalados de manera adecuad cables de par trenzado sin blindaje UTP de cuatro pares
categoría
Determinación del sistema automatizado a utilizar
Se utilizará una base de datos Documanager. La misma posee numerosas ventajas por lo que beneficiará al archivo de manera sostenida. Este sistema ofrece todas las herramientas necesarias para el proceso de automatización que necesita el archivo en este momento e incluso tiene posibilidades de ofrecer nuevas herramientas y crecer a medida que lo haga el archivo ajustándose a sus necesidades.
Determinación del alcance de servicios internos y externos
La intranet debe ser segura y será manejada por el personal del archivo ya que la información que maneja el mismo es confidencial.
Esquema de la planificación de la inversión
El proyecto será realizado en dos etapas. En la primera se establecerá la Intranet y se ubicará a la biblioteca en el contexto técnico necesario, es decir, se establecerá el espacio físico para poder realizar la automatización. En la segunda etapa se instalará la base de datos.
Matriz FODA del sistema propuesto
| FORTALEZAS | OPORTUNIDADES |
| Rapidez y facilidad para recuperar la información. Centralización de la información. Facilidad de la carga de la información | Relación de la facultad con los usuarios. Facilitarle el servicio de consulta al personal-usuario jubilado. |
| DEBILIDADES | AMENAZAS |
| Inexistencia de Internet en algunas dependencias. Constante actualización y monitoreo por personal especializado. Inversión financiera continúa. | Su efectividad dependerá la rapidez del acceso por Internet. Manipulación indebida. Problemas en la digitalización y actualización de la información. |
Conclusiones
La problemática que arrastra el Departamento de Archivo debe ser tomada en cuenta como una situación importante para el quehacer universitario. Sus usuarios serán muy beneficiados por la automatización de los servicios ya que la recuperación de información será rápida y eficaz, lo cual facilitará los procesos de toma de decisiones. Así mismo podrán conocer con exactitud si los determinados documentos se encuentran o no en el archivo con rapidez. Es de gran importancia que el archivo se ajuste a los retos que exigen las diferentes realidades como son las tecnologías de información, los cambios en la población a la que el mismo debe servir entre otros. Con este proyecto se espera cumplir con este objetivo de una manera sostenible en el tiempo.
Recomendaciones
- Implantar las operaciones archivísticas de acuerdo con el modelo descrito para tal fin.
- Evaluar continuamente los procesos con el objetivo de mejorarlos y ajustarlos a las nuevas realidades a lo largo del tiempo.
- Realizar respaldos periódicos de la información que se maneja en el archivo.
- Realizar periódicamente inventarios y guías, que permitan agilizar la recuperación.
- Realizar el mantenimiento de software y hardware necesario para mantener un sistema funcional a su máxima potencia.
- Instruir a los empleados de la Unidad de Información en todo lo referente al uso de la base de datos.
Fuentes consultadas
Facultad de Humanidades y Educación / Coordinación Administrativa. 2007 [En línea] [Consultado 17/11/2011]
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